Vi informiamo che l’art. 4 del Regolamento UE 2024/1689, denominato “AI Act”, prevede l’obbligo per le aziende che utilizzano sistemi di intelligenza artificiale di adottare misure per sviluppare le conoscenze e le competenze del personale coinvolto.

Le aziende devono garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione al proprio personale e a qualsiasi altra persona che si occupa del funzionamento e dell’utilizzo dei sistemi AI per loro conto.

Chi deve essere coinvolto

L’obbligo riguarda i dipendenti e gli altri soggetti che utilizzano o gestiscono sistemi di AI per conto dell’azienda, tenendo conto delle loro conoscenze, delle mansioni svolte, delle caratteristiche degli strumenti impiegati.

Livello sufficiente – proporzionato al ruolo e al contesto.

Esempio: chi usa ChatGPT per scrivere bozze di e-mail ha bisogno di una formazione diversa da chi usa un sistema AI per valutare candidati.

Rientra anche l’utilizzo professionale di strumenti come ChatGPT, Copilot e applicazioni analoghe, ad esempio per predisporre testi, traduzioni, contenuti commerciali o analizzare documenti.

La sola presenza di dipendenti in azienda non determina, l’obbligo di organizzare un corso sull’AI per tutto il personale, dipende dal suo effettivo coinvolgimento.

Quale formazione è necessaria

Le iniziative devono essere proporzionate all’utilizzo concreto dell’AI e ai relativi rischi. È opportuno affrontare almeno i seguenti argomenti:

• Funzionamento di base dell’ AI;
• Possibilità che l’AI produca informazioni errate o inventate;
• Verifica umana delle risposte e dei documenti generati;
• Tutela dei dati personali e delle informazioni aziendali riservate;
• Regole aziendali sugli utilizzi consentiti e sulle attività che richiedono un controllo specifico  (Policy AI aziendale firmata da ogni dipendente che utilizza strumenti AI)

Per applicazioni che incidono sulla selezione, sulla valutazione o sulla gestione dei lavoratori, occorre una verifica specifica degli ulteriori obblighi applicabili.

Il contenuto della formazione deve coprire aspetti tecnici, etici e legali.

Sono obbligatori corsi certificati?

La normativa non stabilisce un monte ore fisso, un corso standard uguale per tutti o un attestato obbligatorio.

L’azienda può organizzare incontri interni, formazione online o in presenza e attività di affiancamento, purché adeguati alle esigenze individuate. La semplice consegna di un manuale o di istruzioni può non essere sufficiente.

Quello che è richiesto, e che in sede di controllo fa la differenza, è la documentazione di ciò che è stato fatto.

Cosa devono fare le aziende

Invitiamo le aziende interessate a:

1. individuare gli strumenti di AI utilizzati e le relative finalità;
2. identificare i dipendenti e i collaboratori coinvolti;
3. valutare le conoscenze già possedute e organizzare le necessarie attiovità formative e di orientamento;
4. definire regole interne per l’utilizzo degli strumenti AI;
5. conservare, a fini documentali, programmi, materiali (slide, dispense, video, link);
6. Registro presenze per ogni sessione formativa: nome, cognome, ruolo, data, durata, argomenti trattati, firma del partecipante. Documento base, spesso sufficiente per dimostrare l’adempimento nelle PMI.

Le aziende che utilizzano l’AI e non hanno ancora adottato iniziative sono pertanto invitate ad attivarsi.